Fazer uma cobrança pode ser um ato bem desagradável sendo inúmeras as maneiras de acontecer um mau entendimento entre as partes. A elaboração de uma carta de cobrança que esteja equilibrada entre firmeza e educação necessita de algumas dicas que devem ser levadas em consideração.
Uma carta de cobrança bem elaborada pode evitar o rompimento entre a sua empresa e o cliente inadimplente, além de prover a este, informações acerca de sua dívida, o que é um direito que ele tem e que está previsto em lei.
Neste post vamos apresentar algumas dicas sobre como fazer uma carta de cobrança que tenha todas as qualidades necessárias para que você possa reaver seu dinheiro. Continue a leitura e veja as informações iniciais que você precisa obter para elaborar uma carta de cobrança.
O que é uma carta de cobrança?
A carta de cobrança é o documento utilizado para que o credor posso cobrar um devedor que ainda não realizou o pagamento de suas dívidas vencidas. Através da carta, o credor estipula um prazo máximo para que o cliente inadimplente realize o pagamento do valor em aberto.
Após o prazo estabelecido na carta o cliente ainda não realizar o pagamento da dívida, o credor poderá ajuizar uma ação judicial para cobrar a dívida ou, ainda, adotar outras medidas extrajudiciais.
Quando, como e quantas vezes devo enviá-la?
A carta de cobrança deve ser enviada após a tentativa prévia de entrar em contato com o cliente inadimplente. É possível enviá-la após a inserção do CPF do mesmo em registros de devedores como o SCPC, SPC e SERASA, mas esta etapa depende de como empresa e cliente se relacionam e de qual é a sua dinâmica de relacionamentos.
Com a internet disponível o serviço de envio de correspondência fica mais fácil, ou seja, não é mais necessária a utilização dos correios físicos na mediação desse relacionamento. Uma vantagem do correio online é a rapidez de entrega da carta que é quase imediata ao seu envio.
Depende da empresa a frequência com a qual se enviam as cartas de cobrança, mas é comum enviá-las após um período de inadimplência de 30 dias após o primeiro contato.
Mas, afinal, como posso fazer para elaborar corretamente uma carta de cobranças? Veja nossas dicas abaixo e tire todas as suas dúvidas agora mesmo. Confira!
Insira os dados pessoais e os da dívida
A primeira coisa a ser feita é colocar na carta os dados que o cliente deixou cadastrados em seu estabelecimento. A segunda é informar os dados acerca dos valores em atraso como a mercadoria ou serviço adquirido, o número do contrato, o saldo, o período máximo para a regularização, números de contatos da empresa para que o cliente possa entrar em contato e possivelmente fazer uma negociação.
Atente-se para a forma de tratamento
Tenha sempre cuidado ao se dirigir ao cliente. A forma de tratamento pode variar de acordo com a pessoa e o grau de proximidade que se tem com ela. É importante saber diferenciar cada uma e trazer o tom certo para a conversa para que não se incorra em possíveis desentendimentos.
Tenha o cuidado de não constranger o cliente devedor
Uma pessoa em posição de devedor em geral já se envergonha da situação em que se encontra, portanto, tenha cuidado para não agravar esse sentimento tão desagradável. Utilize-se sempre de educação e autoridade para compreender o lado dele também.
Busque modelos prontos na internet
Os bancos de dados da internet estão cheios de informações úteis. Formulários e estilos de cartas podem ser facilmente encontrados para que sirvam de inspiração. Tem alguns sites que disponibilizam esses tipos de arquivos para cópia ou download.
Como qualquer contato com o cliente, as cartas de cobrança também podem ser utilizadas como formas de personalizar o atendimento da sua empresa, sendo assim tenha um cuidado especial ao redigi-las.
Agora que você já sabe mais detalhadamente sobre como redigir uma carta de cobrança para empresas, que tal nos seguir nas nossas redes sociais para não perder nenhuma das dicas que compartilhamos por aqui? Veja nossos perfis no Facebook, Instagram, Tumblr e YouTube.